Artikel erschienen in der Eventfachzeitschrift mep, Ausgabe 01/2011.
Die bisher ungeklärte Rechtsproblematik im Rahmen der Ticketallokation stellt Eventverantwortliche in Unternehmen oft vor prekäre Entscheidungen. Darf ein Veranstaltungsticket nun im Rahmen eines Incentives verschenkt werden oder beginnt damit bereits der Verdacht von geschäftlicher Korruption? Die Eventsoftware evention® des Bonner IT-Unternehmens NEXCOM IT-Services GmbH sorgt mit einem ausgereiften Kontrollsystem zur Einhaltung von Compliance-Richtlinien für Transparenz und Rechtssicherheit in allen Event- und Ticketing-Prozessen.
Insbesondere im Bereich des Event- und Sportsponsorings haben sich Ticketing und Hospitality-Management zum festen Bestandteil einer Marketingstrategie zur Pflege wichtiger Kunden und anderer Multiplikatoren entwickelt. Inhalt sind meist Einladungen von Kunden oder Repräsentanten zu attraktiven Sport- und Kulturereignissen, um so mit ihnen ins Gespräch zu kommen.
Dass hinter einer solchen Einladung jedoch auch korruptionsrelevante Sachverhalte im Sinne der §§ 299, 331 ff StGB stehen können, die Eventbetroffene schnell in prekäre Lagen bringen können, zeigt die Tatsache, dass Betroffene gerade in der jüngeren Vergangenheit mehrfach in den Untersuchungsfokus der deutschen Strafverfolgungsbehörden geraten sind. Neben den Risiken hoher Geld- oder sogar Haftstrafen ist in jedem Fall auch ein enormer Imageschaden Folge eines solchen Verdachts.
Die genaue Rechtslage ist nach wie vor ungeklärt und das verursachte Maß an Rechtsunsicherheit bei Unternehmen im Umgang mit solchen Einladungen hoch.
Was ist erlaubt, um Kunden zu betreuen? Wo enden Incentives bzw. wo beginnt der Verdacht von Korruption im geschäftlichen Verkehr?
Es gibt bislang kaum verbindliche Hinweise, die eine sichere Abgrenzung zwischen rechtmäßiger Kommunikation und Kundenpflege einerseits und strafrechtlich möglicherweise relevantem Verhalten andererseits erlauben. Weder Gesetzeslage noch Rechtsprechung bietet Hilfestellung und Kriterien zur Bewertung entsprechender Sachverhalte existieren nicht.
Die ungeklärte Rechtsproblematik beeinflusst nach einer von der Sponsorenvereinigung “S 20 – The Sponsors‘ Voice” beauftragten Studie 40 Prozent der Unternehmen bei ihrer Einladungspraxis von Geschäftskunden. Gleichzeitig erhalten die Unternehmen eine Vielzahl an Absagen, da auch Eingeladene rechtliche Folgen scheuen.
Rechtlich kritisch sind dabei insbesondere Zuwendungen zu Amtsträgern, die in dienstlichem Bezug zum Einladenden stehen oder zu Kunden und Vertriebspartnern, die das Marktübliche überschreiten. Einladungen in VIP-Lounges von Bundesligavereinen, die üblicherweise pro Spiel mehrere hundert Euro kosten, überschreiten diesen Rahmen zweifelsfrei.
Aber nicht nur das Einladen selbst bewegt sich rechtlich auf dünnem Eis. Auch die Annahme einer Eintrittskarte kann eine erhebliche Pflichtverletzung darstellen. So zum Beispiel wenn der Prokurist eines großen Einzelhandelsunternehmens vom Sponsor der Sportveranstaltung kostenlose Eintrittskarten annimmt, mit der Intention, dafür in Zukunft die Produkte des Sponsors, zu Lasten von Mitbewerbern, zu bevorzugen.
Die ungeklärte rechtliche Situation macht es Unternehmen also schwer, Einladungen auszusprechen oder anzunehmen, was dazu führt, dass Sponsorentickets, aus allgemeiner Unsicherheit vor potentiellen rechtlichen Folgen, nicht selten eher verfallen, anstatt als Incentive zu dienen. Und die Leidtragenden sind dabei meist die Eventverantwortlichen der Unternehmen, die eine solche Ticketallokation in der Regel verantworten und die sich für jede Ticketzuweisung erneut in Rücksprache mit der Rechts- oder Compliance-Abteilung absichern müssen.
Erfolgreiches Ticketing und Hospitality hängt also davon ab, wie man Einladenden sowie Eingeladenen vor solchen rechtlichen Unklarheiten und Imageschäden schützt. Und das bereits vor Ausführung der Zuwendung.
Um das zu gewährleisten, sind Hospitality- & Ticketing-Maßnahmen in ein bereits bestehendes oder neu zu entwickelndes Compliance-Programm einzubetten. Das Compliance-Programm hat dabei sowohl die Aufstellung allgemeinverbindlicher Regelungen als auch die Schaffung angemessener Kontrollen zu enthalten.
Ein systematisches Compliance-Programm und die mit ihm geschaffene Transparenz können somit maßgeblich dazu beitragen, dass die Vorteile von Hospitality für Sponsor, Veranstalter und Gäste erhalten bleiben.
Elektronisch-gestützte Event- und Ticketing-Lösungen, wie z.B. die von der Firma NEXCOM IT-Services GmbH entwickelte Eventsoftware evention®, sorgen dafür, dass die entwickelten Compliance-Vorgaben den Verantwortlichen in sämtlichen Eventprozessen präsent sind.
Gemeinsam mit den Event- und Compliance-Verantwortlichen werden Compliance-Richtlinien im Bezug auf die individuellen Event- und Ticketing-Prozesse erarbeitet und in einem ausgereiften Kontrollsystem im Rahmen der Software hinterlegt. Durch diese durchgängige geschaffene Transparenz wird betroffenen Mitarbeitern und Entscheidern in jedem Prozess bewusst vor Augen führt, ob sie gerade Compliance-konform agieren oder nicht.
Dafür werden sowohl die Daten der jeweiligen Gäste – Einladender als auch Eingeladener – als auch die Begründung, wer vor welchem Hintergrund Tickets für eine Veranstaltung erhält, elektronisch erfasst. Sobald eine registrierte Ticketallokation nicht konform den hinterlegten Compliance-Richtlinien erfolgt, weist die Software auf diese Tatsache hin und erfordert, für eine dennoch gewollte Weiterausführung des Prozesses, die manuelle Bestätigung des verantwortlichen Mitarbeiters.
Nationale sowie internationale Großkunden vertrauen in ihren Event- und Ticketingprozessen bereits langjährig auf die elektronische Eventlösung des Bonner IT Unternehmens, um Transparenz und Rechtssicherheit in Ihren Event-Prozessen zu gewährleisten. So wurden bereits verschiedenste Compliance-Richtlinien im Rahmen der Software implementiert, die nun u.a. bei zahlreichen nationalen und internationalen Großveranstaltungen, wie z.B. diversen Fußball Bundesliga Veranstaltungen, die Ticketallokation im Rahmen verschiedener Sponsoren steuern.
Neben dem automatisierten Compliance-Kontrollsystem bietet evention® eine umfangreiche Palette von Werkzeugen für ein effiziente Eventmanagement: von leistungsfähigen Tools für Teilnehmerverwaltung und Ticketmanagement, über Reports und Statistiken für Revision und Controlling bis hin zu Rechte- und Rollenmanagement oder Datenschutz.